Sea cual sea el sector profesional en el que nos movamos, el trabajo en equipo siempre es la máxima clave para sacar adelante los proyectos más importantes. Cada reunión de trabajo puede ser, por tanto, determinante para nuestro futuro laboral y de la empresa. Por todo ello, es importante aprender a preparar bien una reunión de trabajo efectiva. Te damos las pautas.
¿Por qué son importantes las reuniones de trabajo?
Una grandísima parte del éxito de una empresa es el trabajo de su equipo. Y recalcamos la importancia de la palabra ‘equipo’, pues son los trabajadores en conjunto, colaborando los unos con los otros, los que sacan los proyectos adelante.
Pero para ello todos, aunque pertenezcan a diferentes ramas profesionales, deben estar de acuerdo para alcanzar un objetivo común. De ahí que las reuniones de trabajo sean imprescindibles, pues sirven de punto de partida para comenzar a trabajar en conjunto.
Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas
Aunque a priori pueda parecer sencillo, organizar una reunión de trabajo en equipo requiere cierta preparación previa. Hay que planificar bien todos los aspectos que queremos tratar y las ideas que queremos comunicar. En base a esto, podemos seguir las siguientes pautas.
1. Definir los temas a tratar. Antes de convocar la reunión debemos tener muy claro cuáles son los aspectos que queremos tratar y con qué objetivo. Es fundamental planificar todo esto con antelación y apuntar punto por punto los temas a estudiar.
2. Convocar a los compañeros necesarios. Una vez hayamos definido los aspectos a tratar, hemos de decidir quiénes queremos que estén presentes durante la reunión. En este sentido, es importante convocar sólo a las personas imprescindibles, ya que de lo contrario podríamos dar lugar a confusiones y hacer perder el tiempo a algunos compañeros.
3. Avisar con antelación. Al igual que nosotros, los demás asistentes a la reunión también deben poder prepararse adecuadamente. Démosles el tiempo necesario para que organicen sus argumentos y planifiquen todos los temas que quieren plantear.
4. Escuchar a los demás. Si organizamos una reunión, que no sea para imponer nuestras ideas. El objetivo es crecer en quipo, escuchar las sugerencias de los demás y planificar las estrategias a seguir con su colaboración. Es imprescindible animarles a exponer sus ideas; la reunión de trabajo debe ser un diálogo, no un monólogo.
5. Transparencia y claridad. La comunicación clara y veraz es imprescindible para llevar cualquier proyecto empresarial a buen puerto. En una reunión ocurre exactamente lo mismo. El convocante ha de ser sincero con los demás y resolver todas sus dudas. De igual forma, hay que proporcionarles todos los datos e informes que necesiten.
6. Apuntes y conclusiones. De nada sirve una reunión de trabajo si no obtenemos conclusiones claras y meditamos sobre ellas. Para ello es conveniente tomar nota de todo lo que se hable, pues estos apuntes nos ayudarán a extraer conclusiones y a planificar estrategias en base a ellas.
7. Más reuniones. En muy pocas ocasiones basta una reunión para clarificar los asuntos claves de una empresa. Estos requieren un seguimiento muy atento por parte de todos, por lo que las reuniones de trabajo han de celebrarse frecuentemente. Una periodicidad semanal o mensual sería perfecto.
8. El espacio adecuado. No podemos organizar una reunión de trabajo en cualquier sitio. Ha de ser en una zona tranquila, silenciosa y privada. Si no disponemos de sala de reuniones, podemos recurrir a un despacho.
En Seed Coworking Pozuelo ponemos a tu disposición una sala de reuniones perfecta para estas ocasiones, así como oficinas amplias y luminosas, mobiliario de calidad, equipamiento tecnológico y zonas de descanso. Estamos situados en el número 9 de la calle García Martín, en Pozuelo de Alarcón. Si quieres visitarnos, concierta una cita llamando al 917 68 15 12 o escribiendo un correo a info@seedcoworking.es.