Seguro que en más de una ocasión te has sentido sobrepasado por todas las tareas que tenías pendientes. Una de las grandes claves para poder organizarlas adecuadamente es contar con un cuaderno o agenda de trabajo donde planificar las prioridades y marcar los tiempos. Pero hay que hacerlo correctamente; de lo contrario, no servirá de nada. Te damos las claves para ello.
Por qué es útil la agenda de trabajo
Cualquier elemento puede sernos útil para organizar: agenda, cuaderno, bloc de notas, libreta… Todo depende de nuestros gustos, aunque por lo general la agenda es el recurso más conveniente, pues está diseñada específicamente para completar el calendario.
Si bien disponer de una agenda laboral no es imprescindible, sí es muy recomendable. Apuntar cada una de tus obligaciones te ayudará a no olvidar ninguna de ellas y a prepararlas mejor. Gracias a esto aumentarás tu productividad. Por otro lado, esta planificación te permitirá gestionar tu tiempo con mayor eficacia. De igual forma, puede que escribir sobre tu trabajo te ayude a aclarar algunas ideas.
Cómo sacar partido a tu agenda de trabajo
Existen muchos modelos de agenda de trabajo en el mercado. Basta con elegir la que mejor se adapte a tu vida laboral; por ejemplo, si quieres llevarla siempre a mano en el bolso o la mochila lo ideal es que sea pequeña. Por el contrario, si no vas a sacarla de la oficina o si crees que tienes muchas cosas que apuntar, será mejor una agenda del tamaño de un cuaderno.
Si lo prefieres, puedes crear tu propia agenda. Encontramos innumerables tutoriales que nos enseñan cómo hacer una agenda de trabajo. Si optamos por esta alternativa nos llevará bastante más tiempo, pero podremos personalizarla mejor.
Para organizarla adecuadamente, podemos seguir algunas pautas básicas:
1. Revisa la agenda a diario. Uno de los errores más comunes a la hora de usar una agenda es olvidarse de su existencia. Cuando finaliza el año, la misma queda prácticamente vacía y desaprovechada. Por ello es importante establecer una rutina diaria para revisarla. Se recomienda hacerlo al menos dos veces al día, al principio de la jornada para organizar el día, y al finalizarla para planificar el siguiente.
2. Prioriza. A veces nos distraemos con las pequeñas tareas y dejamos de lado las que son más importantes. Así debes planificar tu día a día laboral, de forma que si te falta tiempo para hacer algo, que esto sea lo menos importante.
3. Marca un horario. Delimitar el horario de tus labores es una de las grandes bases para planificar bien tu agenda laboral. Contando con este límite de tiempo te será más fácil amoldarte a la jornada y ser más productivo. Eso sí, hay que ser realista. No puedes pretender hacer algo demasiado complicado en muy poco tiempo.
4. Haz grupos de tareas. Pasar de un trabajo a otro radicalmente diferente sólo te servirá para desconcentrarte y ser menos productivo. Lo ideal es agrupar las tareas en bloques de la misma temática dependiendo de sus características principales. Esto también pude ayudarte a ahorrar tiempo.
Además de una agenda de trabajo adecuada, también es imprescindible disponer de un lugar correctamente adaptado. Una buena opción es el coworking o espacio de trabajo compartido, ya que además de ser bastante económico nos ofrece innumerables ventajas. Si te interesa puedes informarte sobre nuestros servicios llamando al 917 68 15 12 o escribiéndonos un correo a info@seedcoworking.es. Somos Seed Coworking Pozuelo y estamos situados en el número 9 de la calle García Martín, en Pozuelo de Alarcón, junto a la estación de Renfe.